Sitzungs- und Protokollverwaltung

Mit der Sitzungs- und Protokollverwaltung von 4teamwork, kurz SPV, können Sie den gesamten Ablauf vor, während und nach einer Sitzung mit nur einer Software verarbeiten. Angefangen beim Antrag, hin zum Sitzungsprotokoll bis zu den aus der Sitzung resultierenden Aufgaben. Nicht zu vergessen die Protokollauszüge, welche direkt ins Sachdossier abgelegt werden. 

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Anträge und

Traktanden

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Protokollierung

in Word

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Beschlüsse und

Aufgaben

Wird in einem Dossier ein Antrag erstellt, kann dieser samt den zugehörigen Dokumenten einem Gremium zugewiesen werden. Innerhalb des Gremiums wird der Antrag für die passende Sitzung traktandiert. Beschlüsse bzw. Protokollauszüge werden direkt im Sachdossier abgelegt. Zusätzlich können die Protokollauszüge an die zuständigen Mitarbeitenden gesendet und aus den Beschlüssen resultierende Aufgaben den jeweiligen Personen zugewiesen werden. Eine weitere, in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickelte Lösung, die den Arbeitsalltag einfacher macht. Die Sitzungs- und Protokollverwaltung wird nahtlos in die Geschäftsverwaltungslösung OneGov GEVER integriert.

Schlüsselfunktionen

  • Arbeitsablauf von A-Z: Die SPV steht während dem gesamten Sitzungsverlauf (vor, während, danach) als zentrales Instrument zur Verfügung.
  • Durch die zentrale Ablage im Sachdossier wird vom Antrag bis zum Protokoll bzw. dem Protokollauszug alles nachvollziehbar und zentral dokumentiert und abgelegt.
  • Sitzungsdokumente nach Ihren Vorlagen: Pro Gremium, Rat oder auch für Kommissionen und Teams können individuelle Vorlagen für Anträge, Protokolle und Protokollauszüge verwendet werden
  • Rollengestützte Berechtigung: Das flexible Rollenmodell aus OneGov GEVER kommt auch in der Sitzungs- und Protokollverwaltung zur Anwendung.

 

 

Zielgruppe

  • Verwaltungen (Kantone, Städte, Gemeinden – als Gesamteinheit oder einzelne Einheiten)
  • Bildungsinstitute (Hochschulen, Gymnasien, Mittel- & Unterstufe)
  • Organisationen beliebiger Branchen und Grössen (Verbände, Forschungsinstitute)
Smartmockups Jp17gnzq

Vorteile

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Einfache Planung

Einfache, benutzerfreundliche Organisation und Planung von Gremien und Sitzungen

devices

Webbasiertes und standortunabhängiges Arbeiten

Mobilität und Datensicherheit für Ihre Teams. Alle Plattformen werden unterstützt.

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Protokollierung in Word

Verwenden Sie für die Protokollierung Microsoft Word mit allen vertrauten Funktionalitäten und individuelle, kundenspezifische Vorlagen

people

Rasche, persönliche Betreuung

Unsere Ansprechpartner sind für Sie da, wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen.

Erfahren Sie mehr

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Häufig gestellte Fragen

Können wir die Sitzungs- und Protokollverwaltung (SPV) auch ohne OneGov GEVER einsetzen?

Ja, die SPV kann auch eigenständig eingesetzt werden. Es wird durch uns eine minimale OneGov GEVER Installation eingerichtet, damit die Anträge und Protokolle abgelegt werden können. Dies geschieht aber im Hintergrund und Sie können ihre bestehende Geschäftsverwaltungslösung wie gewohnt weiterführen.

Wir haben bis jetzt alle Sitzungen in Word durchgeführt und in unserer zentralen Dokumentablage abgelegt. Was würde sich für uns mit der Sitzungs- und Protokollverwaltung (SPV) ändern?

Mit der SPV von 4teamwork können Sie Anträge samt Anhängen direkt aus OneGov GEVER einreichen und traktandieren. Die Sitzung wird ebenfalls direkt im System vorbereitet und durchgeführt. Das Bearbeiten der Protokolle findet nach wie vor in Word statt, Sie haben somit alle gewohnten Funktionalitäten zur Verfügung.

Weiterführende Links

Demoplattform

Testen Sie die SPV in Aktion auf der Demoplattform

Demo starten

Dokumentation

Lesen Sie alle Funktionalitäten in unserer Dokumentation nach.

Zur Dokumentation

Haben Sie Fragen? Wir nehmen uns gerne Zeit für Sie.

Susanne Weber

Kundenberaterin OneGov GEVER

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