Gestion de séances et procès-verbaux
Gérez la préparation et la tenue de vos séances à l’aide d’une seule application. Avec la Gestion de séances et procès-verbaux (GSPV), de la requête au procès-verbal, en passant par les décisions et tâches qui en résultent, et même les extraits de procès-verbaux – tout est stocké et administrable au niveau du dossier d’affaires.
Que propose la gestion des séances et procès-verbaux ?
La GSPV est la solution qui fera de votre procédure de gestion de séances et de communication un modèle d’efficacité. Si une requête est saisie dans le contexte d’un dossier, celle-ci peut être soumise à une commission avec les documents qui y correspondent, pour ensuite être ajoutée à l’ordre du jour d’une séance donnée par le biais d’un simple clic. Les décisions et extraits de procès-verbaux sont directement sauvegardées dans le dossier correspondant. Selon besoin, ces derniers peuvent ensuite être envoyés aux collaborateurs et les tâches pertinentes directement assignées aux personnes respectives. La gestion de séances et procès-verbaux est un pilier central de la solution OneGov GED.
Fonctionnalités-clés
- La GSPV couvre l’ensemble du processus de séance
- Grâce à la centralisation des données dans un dossier d’affaires, tout est documenté de façon traçable, de la requête à l’extrait de protocole
- Selon besoin, des modèles de documents personnalisés peuvent être déployés pour chaque commission, conseil ou équipe. Ceux-ci seront automatiquement utilisés pour la génération des procès-verbaux et leurs extraits
- Le système de droits d’utilisateurs flexible basé sur des rôles de OneGov GED est aussi utilisé dans l’application GSPV
Public-cible
Solution développée en collaboration avec et pour des clients issus des domaines suivants :
- Administrations (cantons, villes, communes)
- Instituts de formation (Hautes écoles, gymnases, écoles primaires et secondaires)
- Organisations issues de tous secteurs et tailles (syndicats, instituts de recherche)
Exploitation
- Disponible en français et/ou allemand
- Cloud : gestion du logiciel par nos soins, en tant que « Software as a service », dans notre data center localisé en Suisse
- On premise: installation et gestion dans le data center de votre choix
Nos réponses aux questions les plus fréquentes
Pouvons-nous utiliser la Gestion de séances et procès-verbaux (GSPV) avec notre système de gestion d’affaires existant ?
Oui, la GSPV peut aussi être utilisée de façon indépendante. Dans ce type de scénario, nous installons une version minimale de OneGov GED, pour stocker les requêtes et procès-verbaux. L’application tourne en arrière-plan et vous pouvez continuer à utiliser votre solution de gestion d’affaires comme d’habitude.
Jusque-là, nous avons consigné toutes nos séances dans des documents Word, stockés dans un emplacement centralisé. Qu’est-ce qui changerait pour nous avec la Gestion de séances et procès-verbaux (GSPV) ?
Avec la GSPV, vous pouvez directement soumettre les requêtes et leurs pièces jointes pour les inclure dans le procès-verbal. La séance est également préparée et réalisée via la GSPV. Le traitement du procès-verbal se fait dans Word, offrant ainsi un environnement de travail et des fonctionnalités familières tout en se basant sur vos modèles de documents déposés au niveau de l’application.
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