OneGov GEVER

Commune de Bowil (BE) – L’application conviviale OneGov GEVER simplifie le travail au quotitiden

Bowil

Sommaire

Leur gestion d’affaires n’étant plus dans l’ère du temps et l’utilisation de supports papier peu efficace et gourmande en place, la commune de Bowil, lors de leur visite à l’exposition« Suisse Public », s’est vite rendu compte des avantages de OneGov GEVER.

Client

La commune moderne de Bowil est situé dans au cœur de l’Emmental et compte environ 1400 habitants. Le paysage varié se prête particulièrement bien aux randonnées à pied ou en vélo. Que ce soit par la route et le rail, le centre régional de Langnau et la capitale, Berne, peuvent être tous les deux rejoints en une poignée de minutes. Les transports publics particulièrement bien développés sont appréciés par de nombreux pendulaires. Les tâches administrative et d’exploitation de la commune sont prises en charge par 8 employés à plein temps ainsi que divers collaborateurs temporaires.

Défi

La gestion courante d’affaires et de dossiers de la commune de Bowil n’était plus dans l’ère du temps et l’utilisation de supports papier peu efficace et gourmande en place. La vague grandissante d’informations numériques a poussé la direction de l’administration à évaluer la mise en place d’une application de gestion d’affaires. A l’occasion de l’exposition pour les collectivités publiques et les grandes entreprises « Suisse Expo », il a été possible de se faire une idée de OneGov GEVER. Le logiciel a convaincu le groupe de travail aussi bien par les structures standardisées proposées dans la version de test et sa simplicité d’utilisation que par son rapport qualité-prix par rapport à d’autres produits. OneGov GEVER est un logiciel simple à apprendre, facile d’accès et convivial à utiliser.

Solution/Résultat

Après la prise de décision de l’exécutif, le groupe de travail clarifia, lors d’une réunion «Kick-off», les questions organisationnelles et administratives. En raison d’une révision complète des anciennes archives et du système de stockage, les dates des objectifs intermédiaires ont dû être recalées. Ces légers retards n’ont toutefois en rien influencé l’introduction de OneGov GEVER d’ici la fin de 2018.
Dans une première phase, seul OneGov GEVER est utilisé par l’administration communale. La gestion de séances et procès-verbaux sera, quant à elle, utilisée au sein de 5 commissions. Au printemps 2019 viendra s’ajouter l’app pour les séances, utilisée par le conseil communal pour préparer ses réunions au format numérique. L’intégration progressive de commissions additionnelles est prévu pour la suite.
Les formations pour OneGov GEVER ainsi que la gestion de séances et procès-verbaux ont eu lieu sur place avec leur propre matériel et en utilisant des documents d’affaires courantes. L’utilisation du logiciel, particulièrement conviviale, a pu être maîtrisée en très peu de temps par le personnel et la mise en application est donc quasi immédiate. En cas de questions, les collaborateurs obtiennent rapidement une aide compétente et amicale de 4teamwork. Une part précieuse de cet outil de travail incontournable est aussi la documentation très détaillée, disponible entièrement en ligne. C’est aussi là que l’espace de travail numérique prend forme.
La gestion d’affaire OneGov GEVER permet d’associer la gestion de protocoles et de procès-verbaux à une gestion de dossier sans obstacles. De l’entrée du premier document jusqu’à l’archivage, en passant par la soumission d’une requête, la décision y relatant et l’extrait de procès-verbal associé : Tout est assuré et accessible à tout moment de la journée.
La commune de Bowil mise sur une gestion des données sécurisée dans un data center localisé en suisse et son exploitation sans accrocs est assurée par 4teamwork.

Commune de Bowil – Urs Rüegger

Secrétaire communal, Commune de Bowil

De par sa simplicité d’emploi, l’application OneGov GEVER nous facilite le travail au quotidien. Grace à la recherche “plein texte”, les bons documents sont retrouvés en un rien de temps.

En savoir plus (document en allemand)

Case Study Gemeinde Bowil

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