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La commune de Walenstadt était à la recherche d’un système de gestion d’affaires accessible et simple à utiliser. Avec OneGov GEVER, la commune a trouvé sa solution idéale.

Client

Située au pied des imposants Churfirsten et au bord de l’idyllique Walensee, La commune de Walenstadt compte approximativement 5600 habitants et inclut les regroupements de Berschis, Tscherlach, Walenstadtberg et Walenstadt. Avec une superficie de 46 km2, elle compte parmi les plus grandes communes du canton de St. Gall. 25 Collaborateurs occupent diverses fonctions au sein de la commune de Walenstadt

Défi

Pour la commune, il était important de disposer d’une structure de classement claire. Celle-ci devait impérativement correspondre au plan de classement existant. De plus, la commune était à la recherche d’une solution offrant de multiples possibilités pour le traitement est stockage coopératif de documents. Une bonne traçabilité de changements ainsi qu’une sécurité de données élevée avec un hébergement en Suisse faisaient également partie des critères principaux requis par la commune.

Solution

En à peine quelque mois, OneGov GEVER a été mis en place et adopté à 100%. Pour l’établissement de la structure de classement, la commune de Walenstadt a pu de baser, à quelques exceptions près, sur son plan de classement existant. 4teamwork assura que tous les besoins de la commune soient remplis.

La commune de Walenstadt s’engagea en tant qu’une des 2 communes pilotes à l’utilisation de la gestion de séances et procès-verbaux facile d’accès, basée primairement sur Word en place et lieu du web. Ainsi, toutes les fonctionnalités bien connues de Microsoft Word ont pu venir soutenir la préparation de procès-verbaux et la gestion de séances.

La solution est particulièrement conviviale et sa maîtrise ne requiert que peu de temps de formation. Les utilisateurs ont pu être formés sur les fonctions de base sur place, par 4teamwork. Pour les questions ou suggestions subséquentes, le service à la clientèle aimable et compétent de 4teamwork a pu venir en aide.

Le stockage numérique centralisé des documents, aussi disponible sous forme mobile, sont un atout particulièrement attrayant. La gestion des séances et procès-verbaux permet d’assurer un suivi complet d’une affaire, du premier courrier entrant à la décision par les autorités. Ainsi, une bonne vision d’ensemble est toujours assurée.