OneGov GEVER Kanton Appenzell Innerrhoden

OneGov GEVER – die perfekte und zukunftsweisende Aktenbewirtschaftung für den Kanton Appenzell Innerrhoden

Case Study OneOov GEVER Kanton Appenzell Innerrhoden

Die flächendeckende Einführung von OneGov GEVER fand gestaffelt in vier Rollouts zwischen August 2014 und August 2015 statt. Die Erarbeitung des aufgabenorientierten Ordnungssystems wurde bis zum jeweiligen Rollout über ein Jahr iterativ durch das Landesarchiv gemeinsam mit den Amtsstellen erarbeitet und während des Rollouts verfeinert. Alle Mitarbeitenden wurden in dieser Einführungsphase durch den Landesarchivar und den Projektleiter des Amts für Informatik organisatorisch sowie technisch unterstützt und betreut. Seit der Einführung in den 48 Ämtern oder Fachstellen mit insgesamt 240 Mitarbeitenden werden mit OneGov GEVER bereits über 22‘000 Dossiers, 2‘300 Aufgaben und 250‘000 Dokumente verwaltet und bewirtschaftet.

Die Herausforderung, bestehenden und neuen Mitarbeitenden das «Dossierdenken» zu vermitteln, ist nach wie vor präsent. OneGov GEVER unterstützt diese Anstrengungen durch seine Übersichtlichkeit und Einfachheit jedoch spürbar. In den Amtsund Fachstellen, in denen sich das dossierbasierende Denken und Arbeiten durchgesetzt hat, ist OneGov GEVER nicht mehr wegzudenken. Somit ist der wichtige Grundstein für das zukünftig massgebende, elektronisch geführte Dossier gelegt. Mit OneGov GEVER ist nun ein Instrument im Einsatz, welches für die Bewirtschaftung und Langzeitarchivierung von Dossiers und Dokumenten keine Wünsche offen lässt.

Durch die stetige und praktisch orientierte Weiterentwicklung von OneGov GEVER (Visuelle Suche, Office Connector, RESTful API, Aussonderungsprozess, etc.) sowie das kompetente Auftreten hat sich eine solide und ausserordentlich gute Partnerschaft mit 4teamwork AG entwickelt. Die partnerschaftliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit bestätigt sich durch den Einsatz weiterer Produkte von 4teamwork (Kantonaler Webauftritt, Webauftritt des Gymnasium St. Antonius, Intranet des Kantonsnetzwerkes, Teamraum).

«Mit OneGov GEVER wurde eine aktuelle, zukunftsweisende und einfach zu bedienende Lösung der Aktenbewirtschaftung eingeführt, welche durch eine vertrauensvolle und kundenorientierte Partnerschaft mit dem Lieferanten geprägt wird.»

Jérôme Wagner, Projektleiter GEVER, Kantonale Verwaltung Appenzell I.Rh.