Stadt Kloten (ZH) – Informatives Intranet mit der OneGov Box

Die Stadt Kloten hatte Bedarf für ein Intranet, welches allen Mitarbeitenden Neuigkeiten einfach zur Verfügung stellt, eine Ablage für allgemeine Dokumente zur Verfügung stellt sowie ein Mitarbeiterverzeichnis aufweist.

Zentrumflug12 197

Management Summary

Die Stadt Kloten hatte Bedarf für ein Intranet, welches allen Mitarbeitenden Neuigkeiten einfach zur Verfügung stellt, eine Ablage für allgemeine Dokumente zur Verfügung stellt sowie ein Mitarbeiterverzeichnis aufweist.

Kunde

Kloten ist die Flughafenstadt und viel mehr: ein idealer Wohnort für aktive Menschen, ein Zuhause für Familien und ein Ort zum Altwerden. Ausserdem ist Kloten dank vielen Firmen, mehr als 20‘000 Einwohner- innen und Einwohner, dem internationalen Flughafen und verkehrstechnisch hervorragender Vernetzung einer der attraktivsten Wirtschaftsstandorte der Schweiz. 36‘000 Beschäftigte arbeiten in Kloten, davon 27‘000 am Flughafen.

Anforderungen

Für die Stadt Kloten arbeiten inzwischen 450 Mitarbeitende. Vor der Aufschaltung des Intranets im Herbst 2016 wurden die Mitarbeitenden nur via Newsletter einmal pro Woche über interne und externe News informiert. Newsletter sind bekanntlich zeitlich gebunden und man hat keine Suchfunktion für alte aber noch gültige Meldungen. Der Stadtverwaltung fehlte zudem ein Mitarbeiterverzeichnis mit Fotos sowie eine geeignete Ablage für Vorlagen und Dokumente, die einfach zu finden sind. Ebenfalls war eine Übersicht über alle Angebote für Mitarbeitende nicht existent.Die Angebote von verschiedenen Firmen, die ein Intranet aufbauen, zeigten schnell, dass 4teamwork eine einfache, strukturierte, übersichtliche und auch für die Pflege der Inhalte effiziente Lösung anbot. Das Preisleistungsverhältnis stimmte, die Zusammenarbeit mit dem Projektleiter funktionierte sehr gut und speditiv.

Lösung / Ergebnis

Nach dem Beschluss des Stadtrates für das Projekt «Intranet für die Stadt Kloten» startete das Kickoff-Meeting mit der Kommunikationsbeauftragten, dem Informatiker der Stadt sowie dem Projektleiter von 4teamwork. Der Zeitplan wurde erstellt, die Aufgaben verteilt, Inputs bei den Abteilungen eingeholt, der Designwunsch erstellt, das Intranet von 4teamwork «gebaut» und nach einer Testphase mit Inhalten gepflegt, optimiert und aufgeschaltet. Ein Jahr nach dem Beschluss des Stadtrates war das Intranet für die Mitarbeitenden der Stadt Kloten als Startseite, sobald sie den Internet-Browser öffnen, zugänglich. Der Projektleiter von 4teamwork unterstützte die Stadt in allen Situationen, um das Projekt voranzutreiben und Tipps zu geben, um die Meilensteine zu erreichen.

Die Inhalte des Intranets sind hauptsächlich:

  • Startseite mit den wichtigsten und aktuellsten Informationen
  • Newsseite nach Bereichen unterteilt
  • Agenda mit den wichtigsten Anlässen der Stadt
  • Mitarbeitendenverzeichnis
  • Angebote für Mitarbeitende, Aus- und Weiterbildungsangebote, Marktplatz > Vorlagen und Dokumente

Stadt Kloten – Sonja Gartmann

Das Projekt Intranet für die Stadt Kloten war herausfordernd, spannend, vielseitig und von einer sehr angenehmen Zusammenarbeit mit allen Beteiligten geprägt.

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Case Study Stadt Kloten

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