Gemeinde Bowil (BE) – Die benutzerfreundliche Anwendung OneGov GEVER erleichtert die tägliche Arbeit

Die bisherige Geschäfts- und Aktenführung der Gemeinde Bowil war nicht mehr zeitgemäss und die herkömmliche Papierablage dementsprechend schwerfällig und platzintensiv. Dank OneGov GEVER gehört dies der Vergangenheit an.

Bowil

Management Summary

Die bisherige Geschäfts- und Aktenführung der Gemeinde Bowil war nicht mehr zeitgemäss und die herkömmliche Papierablage dementsprechend schwerfällig und platzintensiv. Anlässlich der Gemeindeausstellung «Swiss Public» konnten erste Eindrücke zu OneGov GEVER gewonnen werden und überzeugte.

Kunde

Die moderne Gemeinde Bowil liegt ruhig und dennoch zentral im Herzen des Emmentals und zählt rund 1‘400 Einwohnerinnen und Einwohner. Die abwechslungsreiche Landschaft bietet sich an für Wanderungen und Fahrradtouren. Strasse und Bahn verbinden Bowil innerhalb weniger Minuten mit dem Regionalzentrum Langnau und der Hauptstadt Bern. Der gut ausgebaute ÖV wird durch die vielen Pendler sehr geschätzt. In der Gemeinde Bowil werden mit acht hauptamtlichen Angestellten und diversen Aushilfen die kommunalen Aufgaben in Verwaltung und Betrieb bearbeitet.

Anforderungen

Die bisherige Geschäfts- und Aktenführung der Gemeinde Bowil war nicht mehr zeitgemäss und die herkömmliche Papierablage dementsprechend schwerfällig und platzintensiv. Die stets grösser werdende Flut elektronischer Informationen bewog die Verwaltungsleitung, ein zeitgemässes Geschäftsverwaltungsprogramm zu evaluieren. Anlässlich der Gemeindeausstellung «Swiss Public» konnten erste Eindrücke zu OneGov GEVER gewonnen werden. Die Software überzeugte die eingesetzte Arbeitsgruppe, sowohl in der Testversion mit einheitlichen Strukturen und einer einfachen Bedienung als auch mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich mit anderen Produkten. OneGov GEVER ist eine simpel zu bedienende, unkomplizierte und einfach zu erlernende Software.

Lösung / Ergebnis

Nach der Beschlussfassung durch die Exekutive klärte die eingesetzte Arbeitsgruppe anlässlich einer Kick-Off-Sitzung organisatorische und administrative Fragen. Aufgrund einer Totalüberarbeitung des alten Archiv- und Ablagesystems mussten die Daten der Zwischenziele leicht verschoben werden. Diese geringfügigen Verzögerungen hatten jedoch keinen Einfluss auf die Einführung von OneGov GEVER per Ende Jahr 2018.
In einer ersten Phase wird OneGov GEVER durch die Gemeindeverwaltung genutzt. Die Sitzungs- und Protokollverwaltung wird von fünf Gremien eingesetzt. Ab Frühjahr 2019 wird der Gemeinderat seine Sitzungsvorbereitungen mit der Sitzungs-App in elektronischer Form ausführen können. Die spätere Einbindung weiterer Gremien in die Sitzungs-App ist geplant.
Die Schulungen von OneGov GEVER und der Sitzungs- und Protokollverwaltung erfolgte vor Ort, mit eigenen Geräten und anhand von effektiven Geschäftsunterlagen. Die benutzerfreundliche Software kann vom Personal innert kurzer Zeit erlernt und angewendet werden. Bei Fragen werden die Mitarbeitenden kompetent, freundlich und zeitnah von 4teamwork unterstützt. Als wertvolles Arbeitsinstrument dient auch die vollständig online verfügbare Dokumentation zu OneGov GEVER. Auch hier wird der digitale Arbeitsplatz sichtbar.
Die Geschäftsverwaltung OneGov GEVER ermöglicht in Verbindung mit der Sitzungs- und Protokollverwaltung (SPV) eine lückenlose Aktenablage. Vom Eingang des ersten Dokuments über Verhandlungsunterlagen, die Antragstellung und Beschlussfassung mit Protokollauszug bis hin zur Archivablage ist die Übersicht jederzeit gewährleistet und sichergestellt.
Die Gemeinde Bowil setzt auf die sichere Datenhaltung in einem Schweizer Rechenzentrum und den reibungslosen und stabilen Betrieb, der durch 4teamwork gewährleistet wird.

Gemeinde Bowil – Urs Rüegger

Gemeindeschreiber

Die benutzerfreundliche Anwendung  OneGov GEVER erleichtert uns täglich die Arbeit.  Mit der Volltextsuche finden sich Dokumente innerhalb kürzester Zeit

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Case Study Gemeinde Bowil

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