OneGov GEVER 2.9 unterstützt das Öffentlichkeitsgesetz

Alles eines der ersten GEVER-Systeme setzt OneGov GEVER das Öffentlichkeitsprinzip für die Verwaltung konsequent um.

Am Beispiel des Kantons Zug wurde dessen Öffentlichkeitsgesetz (ÖffG) umgesetzt. Das Öffentlichkeitsgesetz [Gesetz über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung vom 20. Februar 2014; BGS 158.1] ist am 10. Mai 2014 im Kanton Zug in Kraft getreten. Es ist die gesetzliche Implementierung eines Paradigma-Wechsels im Umgang mit amtlichen Dokumenten. Während früher der Grundsatz der Nicht-Öffentlichkeit der Verwaltung galt, soll nun dieser Grundsatz durch das Prinzip der Öffentlichkeit der Verwaltung abgelöst werden. 

Das Gesetz bedingt im Kern die folgenden wesentlichen Anpassungen in OneGov GEVER:

  • E-Mails müssen als vollwertige Dokumente behandelt werden, insbesondere müssen sie ebenfalls mit den notwendigen Metadaten zum Öffentlichkeitsstatus versehen werden können.
  • Neu erstellte Objekte sollen für das Feld "Öffentlichkeitsstatus" den mandantenweit konfigurierten Default-Wert vorgeschlagen bekommen („Nicht geprüft“ in der Standard-Konfiguration). 
  • Die Metadaten zum Öffentlichkeitsstatus sollen nur noch auf Ebene Dokument geändert werden können.
  • Die Metadaten zum Öffentlichkeitsstatus sollen neu auch auf Dokumenten in abgeschlossenen Dossiers angepasst werden können (durch Benutzer, welche Schreib-Berechtigung auf dem Dossier haben).
  • Das Prinzip der Verschärfung des Öffentlichkeitsstatus soll deaktiviert werden.
  • Der Wertebereich für das Feld "Öffentlichkeitsstatus" wird neu erweitert um den Wert "Eingeschränkt öffentlich".

Das neue Verhalten ist konfigurierbar und kann entsprechend pro Mandant von OneGov GEVER parametrisiert werden.

Anpassungen bei E-Mails

Neu soll ein E-Mail in OneGov GEVER wie ein vollwertiges Dokument behandelt werden.

Dies bedeutet, dass ein E-Mail mit denselben Metadaten wie klassische Dokumente versehen wird. Insbesondere wird das E-Mail auch um die Metadaten aus dem Tab „Sichtbarkeit“ ergänzt.

Da die Header eines E-Mails andere sind als die Metadaten eines GEVER-Dokuments, wird ein Mapping definiert, das beschreibt, welche E-Mail Header welchen Metadaten eines GEVER-Dokuments entsprechen. Diese Metadaten werden zusätzlich zum eigentlichen E-Mail redundant gespeichert. Das Original-Mail wird also nicht verändert, sondern die neuen Metadaten werden zusätzlich geführt.

Beim Erstellen eines E-Mails (also beim Mail-In) werden diese Metadaten vom System initialisiert, indem basierend auf dem Mapping die Werte aus den E-Mail Headern in die Dokument-Metadaten kopiert werden. Die Metadaten können danach wie bei anderen Dokumenten auch bearbeitet werden - das "Abfüllen" aus den E-Mail Headern geschieht einmalig und es wird keinerlei Beziehung zwischen einem bestimmten Metadatum und einem E-Mail Header gespeichert.

Folgende wesentlichen Anpassungen ergeben sich dadurch:

  • Vereinheitlichung der E-Mail-Metadaten mit einem den Standard Dokument Metadaten
  • Neues Tab Ansicht von E-Mails:
    • Übersichtstab
    • Vorschautab
  • Einfacher Download der Originalnachricht im standardisierten EML-Format 
  • Verbesserte Metadaten-Zeile für E-Mails
  • Verbesserte Darstellung des Formulars "Anhänge extrahieren"
  • Zusammenführung der Laufnummern für Dokumente und E-Mails
  • Vereinheitlichung der ID Generierung
  • Erweiterungen beim Versand von Dokumenten:
    • Zusätzliche Option Kopie des versandten Mails in Dossier ablegen
    • Korrektur beim Versand von E-Mails als Anhang

Journalisierung / Nachvollziehbarkeit

  • Separater Journaleintrag bei Änderungen am Öffentlichkeitsstatus sowie beim Entfernen von E-Mail-Anhängen
  • Vereinheitlichung der Journalisierung von E-Mails
  • Korrektur von doppelten Einträgen beim D'n'D Upload

Weitere Anpassungen

  • Das Tab "Übersicht" bei Dokumenten wurde überarbeitet
  • Weitere Dokumenttypen stehen zur Auswahl
  • Zusätzliche Spalte Öffentlichkeitsstatus bei Dokumentauflistungen
  • Eigenständiges Formular für die Bearbeitung des Öffentlichkeitsstatus (ermöglicht auch eine Bearbeitung in abgeschlossenen Dossiers)
  • Entfernung des Öffentlichkeitsstatus auf Dossiers und Ordnungspositionen
  • Aktualisierung diverser Übersetzungen
  • Vereinheitlichte Darstellung der Eigenschaften-Ansicht
  • Diverses Bugfixing
 
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