OneGov GEVER neu mit Sitzungs- und Protokollverwaltung

Sitzungs und Protokollverwaltung

Der Hauptfokus des Release 3.5 liegt in der neuen Sitzungs und Protokollverwaltung.

Das Modul „Sitzungs- und Protokollverwaltung“ wurde seit Herbst 2014 von 4teamwork in Zusammenarbeit mit diversen Gemeinden und Verwaltungen entwickelt und steht nun ab Release 3.5 für den produktiven Einsatz zur Verfügung.

Die Sitzungs und Protokollverwaltung wurde vollständig in OneGov GEVER integriert. Sie bietet eine Mitglieder- und Kommissionsverwaltung, Anträge und Sitzungsplanung und Protokollierung. 
Kommissionen, Sitzungen und Anträge sind eng mit dem Ordnungssystem und mit Dossiers verknüpft. Sitzungsdossiers werden automatisch erstellt, Sitzungsdokumente wie Protokolle und Protokollauszüge können einfach im Ordnungssystem abgelegt werden. Traktandenlisten, Protokolle und Protokollauszüge können einfach per WYSIWYG-Editor direkt im Webbrowser sehr rasch und unkompliziert erfasst werden. Über hinterlegbare Wordvorlagen können daraus die entsprechenden Dokumente per Knopfdruck erzeugt und in den zugehörigen Dossiers abgelegt werden. Die Verwaltung von Sitzungen und Protokollen wird so zum Kinderspiel!

Kommissionsübersicht

Kommissions- und Gremienverwaltung

  • Pro Kommission (oder Gremium) kann eine eigene Berechtigungsgruppe festgelegt werden, die diese Kommission verwalten und einsehen kann.
  • Kommissionen sind mit einer Ablageposition im Ordnungssystem verknüpft. Dort wird automatisch ein neues Sitzungsdossier erstellt, in welches alle Sitzungsunterlagen und -protokolle abgelegt werden.
  • Pro Kommission können eigene Wordvorlagen für Protokolle und Protokollauszüge hinterlegt werden.
  • Für jede Kommission können Geschäftsperioden definiert und Mitglieder und deren Rollen erfasst werden.

Antrag im Geschäftsdossier

Anträge

Antrag im Geschäftsdossier

  • Anträge werden dossiergebunden erstellt. Soll ein Geschäft in einer Kommission behandelt werden, muss in einem Geschäftsdossier ein neuer Antrag erstellt und bei einer Kommission zur Behandlung eingereicht werden.
  • Pro Antrag kann eine beliebige Auswahl an Anhängen aus dem Geschäftsdossier an die Kommission mitgeliefert werden.
  • Nach der Erstellung eines Antrags kann dieser noch erweitert oder angepasst werden. Sind alle nötigen Informationen erfasst, wird der Antrag durch den Antragsteller eingereicht und steht dann in Sitzungsverwaltung der jeweiligen Kommission zur Verfügung.

  • Jede Veränderung an einem noch nicht eingereichten Antrag wird journalisiert; bereits eingereichte Anträge können durch den Antragsteller nicht mehr verändert werden.

Traktandieren (animierte Grafik - bitte anklicken)

Sitzungen vorbereiten und traktandieren

  • Für jede neue Sitzung wird vom System automatisch ein entsprechendes Sitzungsdossier in der mit der Kommission verknüpften Rubrik im Ordnungssystem erstellt.
  • In der Sitzungsplanung ist es möglich, eingereichte Anträge der Kommission einfach zu traktandieren. Des Weiteren können neue Freitext-Traktanden definiert und mit Abschnitten (z.B. A- und B-Geschäfte) strukturiert werden.

  • Traktanden können mit Drag&Drop verschoben und neu geordnet werden.

  • Sämtliche Nummerierungen (Sitzungen, Traktanden, Beschlüsse) werden automatisch durch OneGov GEVER vorgenommen.

Protokollansicht

Protokollieren und Sitzungsabschluss

  • In der Protokollansicht steht für jedes Traktandum alle Felder für die direkte Bearbeitung zur Verfügung. So kann während der Sitzung das Protokoll (pro Traktandum) laufend direkt im Webbrowser ergänzt werden. Ausgewählte Formatierungsmöglichkeiten stehen über den eingebauten WYSIWYG-Editor zur Verfügung. 

  • Die Protokollansicht ist so aufgebaut, dass die Protokollierung sehr einfach direkt im Webbrowser möglich ist. Über die eingebaute Traktandennavigation kann sehr rasch zwischen verschiedenen Protokollen hin- und hernavigiert werden. 

  • Weitere Sitzungsinformationen wie teilnehmende Personen, Protokollführer, etc. können ebenfalls erfasst werden.

  • Traktanden können einzeln abgeschlossen werden. Beim Abschluss wird automatisch ein Protokollauszug generiert und ins Dossier des Antragstellers zurückgespielt.
  • Bei Sitzungsabschluss wird zudem automatisch ein generiertes Beschlussprotokoll im Sitzungsdossier abgelegt. 

Antragsverlauf

Nachvollziehbarkeit

Die Sitzungs- und Protokollverwaltung gewährleistet, wie überall in OneGov GEVER, die Nachvollziehbarkeit und Transparenz aller relevanten Aktionen, wie dies von Records Management Systemen gefordert wird.

Mehrsprachigkeit

Die Hauptelemente und das Ordnungssystem von OneGov GEVER können neu mehrsprachig geführt werden.

Verbesserungen der Security

  • Plone hat in einem Patch den Schutzmechanismus gegen Cross-Site-Request-Forgery (CSRF) verbessert. Wir haben diesen Schutzmechanismus mit demjenigen von GEVER aus dem Release 3.2 zusammengeführt.

Benachrichtigungssystem

Am Benachrichtigungsystem wurden diverse kleinere Bugfixes und Verbesserungen vorgenommen.

Über OneGov GEVER

OneGov GEVER ist eine Schweizer Standardlösung für Geschäfts- und Fallverwaltung, Geschäftskontrolle und Records Management. Sie wird in für Kantone, Städte, Gemeinden und weiteren Organisationen mit Bedarf an elektronischer Aktenführung angeboten.

Weitere Informationen zu OneGov GEVER finden Sie auf www.onegovgever.ch.

 
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