Institut für Weiterbildung der PH Bern setzt OneGov GEVER als Arbeitsplattform für die Geschäftsleitung ein

PHBern, Institut für Weiterbildung und Medienbildung

Lehrpersonen und Schulleitende bewältigen in ihrem Berufsalltag vielfältige Aufgaben und Herausforderungen. Das Institut für Weiterbildung und Medienbildung der PHBern unterstützt sie dabei mit einer breiten Palette an Weiterbildungs- und Beratungsangeboten, ausleihbaren Bildungsmedien sowie weiteren Dienstleistungen. Insgesamt stehen pro Jahr über 650 Weiterbildungsangebote bereit. Diese werden entwickelt und vermittelt von Dozierenden und wissenschaftlichen Mitarbeitenden, von denen viele langjährige Berufserfahrungen haben in Schule und Unterricht. 

Anforderungen an die neue Software

Als Leiter des Instituts für Weiterbildung und Medienbildung der PHBern stand Prof. Dr. Gottfried Hodel vor der Herausforderung, einen effizienten elektronischen Informationsaustausch unter den Mitgliedern der Geschäftsleitung zu realisieren. Die Dokumente wurden zu diesem Zeitpunkt auf lokalen Rechnern in verschiedenen Laufwerken und auch auf Cloud-Plattformen abgelegt, was oft zu langwierigen Suchen nach Dokumenten führte. Während der Evaluationsphase nach der optimalen Soft- ware-Lösung für eine moderne aber auch sichere Form der Ablage und Bearbeitung von geschäftsrelevanten Dokumenten wurden verschiedene Angebote geprüft. Schnell kristallisierte sich das perfekte Angebot heraus: OneGov GEVER von 4teamwork AG. 

Entscheidungsgrundlagen für OneGov GEVER

Ausschlaggebend für den Entscheid für
OneGov GEVER waren die folgenden Kriterien:

  • Klare und übersichtliche Ordnungsstruktur
  • Vielfältige Möglichkeiten bei der gemeinsame Bearbeitung und Ablage von Dokumenten
  • Gute Nachvollziehbarkeit von Veränderungen in Dokumenten
  • Aufgaben-Prozess-Controlling
  • Datensicherheit
  • Gute Suchfunktion
  • Möglichkeit, auch mobil auf Daten zuzugreifen und diese zu bearbeiten
  • Gute Einführung und Unterstützung durch Mitarbeitende von 4teamwork
  • Gelegenheit zum Erfahrungsaustausch mit anderen Institutionen, die OneGov GEVER nutzen
  • Regelmässige Aktualisierung und Verbesserung der Software auf der Basis von Rückmeldungen der Kundinnen und Kunden
  • Das optimale Preis-Leistungsverhältnis 

Lösung / Ergebnis

Für das Institut für Weiterbildung und Medienbildung wurde innerhalb von drei Wochen nach Pro- jektkickoff eine eigene Installation von OneGov GEVER aufgeschaltet. Gemeinsam mit dem Kunden wurde der neue Ablageplan erarbeitet und in OneGov GEVER eingerichtet. Die Anwender wurden danach durch erfahrene Mitarbeitende von 4teamwork in der Bedienung der Anwendung geschult.

OneGov GEVER ist die neue zentrale Ablage des Kunden für alle geschäftsrelevanten Daten (Dokumente, E-Mails, etc.), die den Benutzern jederzeit und von überall zur Verfügung stehen. Die neue Lösung ist einfach in der Bedienung und sehr benutzerfreundlich. Per Drag’n Drop können Dokumente direkt aus dem Datei-Explorer in ein Dossier in OneGov GEVER überführt werden. Aus- serdem verfügt jedes Dossier über eine eigenständige E-Mail-Adresse, über die geschäftsrelevante E-Mails direkt in OneGov GEVER abgelegt werden. Mit dem Office-Connector, der bei den Benutzern installiert wurde, können Dokumente wie Office Word, Office Excel, etc. direkt bearbeitet und wieder in OneGov GEVER gespeichert werden.

Die Lösung wird durch 4teamwork in einem modernen und sicheren Rechenzentrum in Bern, Schweiz, betrieben und gewartet. Der Kunde pro tiert dabei von regelmässigen Aktualisierungen und professionellem Support. Die Aktualisierungen umfassen nicht nur Fehlerbehebungen, sondern auch allgemeine Produktverbesserungen und –weiterentwicklungen. Diese werden von 4teamwork gemeinsam mit der wachsenden Benutzer-Community fachlich diskutiert und geplant. Zu diesem Zweck wurde eigens eine Feedback-Plattform (feedback.onegovgever.ch) eingerichtet, die allen Kunden von OneGov GEVER zur Verfügung steht und über die geplante Weiterentwicklungen be- sprochen werden. 

«OneGov GEVER ermöglicht einen effizienten, sicheren Informationsaustausch und erleichtert die Zusammenarbeit.»

Prof. Dr. Gottfried Hodel, Institutsleiter
PHBern Institut für Weiterbildung und Medienbildung 

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Kategorien: Case Study, GEVER