10 Tipps für erfolgreiche online Zusammenarbeit

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Erfolgreiche online Zusammenarbeit mit einer Internet Plattform

Tipp 1: Zentrale Dokumentenablage mit dezentraler Pflege

In grossen Projekten entstehen Dokumente dezentral durch verschiedene Mitarbeitende. Statt die Dokumente per E-­Mail an das gesamte Projektteam zu versenden, sollten diese zentral in einer gemeinsam geführten Dokumentenablage auf einer Internetplattform abgelegt werden. So sind die neusten Dokumente stets für alle Projektmitarbeitenden und beteiligten Firmen im Zugriff und können von überall her abgerufen werden.

Tipp 2: Lückenlose Abbildung des Dokumentenfluss

Die Internetplattform sollte den gesamten Dokumentenfluss abbilden können. Alle wichtigen Metadaten wie Ersteller, Erstellungs­ und Modifikationsdatum sowie eine automatische Versionierung erleichtern die Zurückverfolgung der Dokumenten­ historie. Zudem sollten auch Downloads und Benachrichtigungen durch die Benutzer in einem vom System geführten Dateijournal protokolliert werden.

Tipp 3: Unterstützung für beliebige Browser und mobile Endgeräte

Smartphones und Tablet Computer erlauben den Zugriff auf Webanwen­ dungen von überall her und die Vielfalt der benutzten Webbrowser nimmt ständig zu. War es früher noch der Internet Explorer, welcher defacto als Standard galt, so greift man heute mit den verschiedensten Browsern (Safari, Firefox, Chrome, Opera) auf Internetplattformen zu. Eine zukunftsgerichtete Lösung sollte deshalb webbasiert sein und auf all den erwähnten Endgeräten und Browsern uneingeschränkt lauffähig sein.

Tipp 4: Dokumente sicher und einfach austauschen

Der Austausch von Projektdokumenten mittels E-­Mail hat zahlreiche Nachteile. So sind Dokumente häufig zu gross,
ab 10 Megabyte Datengrösse kann die Übertragung meist nicht mehr garantiert werden. Zudem ist die Übertragung per E-Mail nicht verschlüsselt. Dokumente können also theoretisch unterwegs abgefangen und von unberechtigten Personen eingesehen werden.

Eine zeitgemässe Internetplattform bietet zahlreiche Vorteile gegenüber dem E-­Mail Versand. Die Verbindung zur Plattform
ist in der Regel verschlüsselt, wie dies beispielsweise bei eBanking­Anwendungen auch der Fall ist. Dokumente werden deshalb sicher vom Sender zum Empfänger übertragen und gleichzeitig auf der Internetplattform in der Ablagestruktur archiviert.

Tipp 5: Definieren Sie die Geschäftsregeln

Sie werden in Ihrem Team immer Mitarbeitende antreffen, welche sich gegen moderne und komfortable Lösungen sträuben. Mit der Festlegung von Geschäftsregeln können Sie bereits vor Projektbeginn für klare Verhältnisse sorgen. Legen Sie fest, dass alle projektrelevanten Dokumente zwingend auf der Internet Plattform abgelegt werden müssen. Auch die Frage nach der aktuellsten Version lässt sich so einfach beantworten. Weisen Sie ihre Teammitglieder darauf hin, dass die Bewirtschaftung der Internetplattform mit der gleichen Sorgfalt erfolgen muss wie dies für alle anderen Projekttätigkeiten auch der Fall sein sollte. Nehmen Sie eine solche Geschäftsregel auch in einen Werk­- oder Ingenieurvertrag auf.

Tipp 6: Flexibles Berechtigungsmodell und individuelle Ablagestruktur

Eine Internet­Projektplattform sollte beliebige Ablagestrukturen und Berechtigungsmodelle unterstützen. Gerade bei grösseren Projektvorhaben, welche meist mehrere Jahre dauern, sind verschiedene Gremien beteiligt, welche unterschiedliche Zugriffsrechte benötigen. Idealerweise können die Benutzer einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden. In der Ablagestruktur werden die Benutzergruppen auf den entsprechenden Bereichen berechtigt. Werden während des Projekts neue Benutzer erfasst, so müssen diese dann nur noch den gewünschten Gruppen zugeordnet werden und erhalten so automatisch die korrekten Zugriffsrechte.

Tipp 7: Wo sind meine Daten gehostet?

Ein Hosting in der Cloud vereinfacht den Betrieb, da die Daten in einem Hochleistungsrechenzentrum gelagert werden. Achten Sie beim Hosting darauf, wo ihre Daten gespeichert werden und wer alles darauf Zugriff hat. Erkundigen Sie sich über die technische Sicherheit, Disaster­ Recovery­Konzepte sowie die Backup­ und Restore­Strategien ihres Rechenzentrums. Stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit über Ihre Daten verfügen können und diese bei Bedarf auch als DVD erhalten können.

Tipp 8: Gemeinsam geführte Pendenzenliste

Moderne Internetplattformen bieten eine integrierte Aufgabenverwaltung an. Im Gegensatz zur Tabellenkalkulation kann eine Datenbank gestütze Verwaltung von Aufgaben von mehreren Personen bewirtschaftet werden. Zudem kann der Verlauf einer Aufgabe zurückverfolgt werden (Wer hat die Aufgabe erfasst, von wem und wann wurde sie auf erledigt gestellt.).

Tipp 9: Projektübergreifender Terminplan

Besonders bei langandauernden Gross­ projekten nimmt die Terminplanung eine zentrale Rolle ein. Die verschiedenen Projektteams erarbeiten in der Regel individuelle Terminpläne, welche dann vom Gesamtprojektleiter konsolidiert werden. Um einen ständig aktualisierten Gesamtterminplan zu führen, sollte die Internetplattform die dezentrale Erfassung von Terminen sowie eine zentrale Zusammenfassung erlauben. Idealerweise können dann die verschiedenen Kalender abonniert werden (iCal­Protokoll).

Tipp 10: Achten Sie auf eine zuverlässige Supportorganisation

Da in Grossprojekten häufig dutzende von Firmen mit unterschiedlichsten IT­ Infrastrukturen beteiligt sind, sollte der Support für die Internetplattform vom Anbieter direkt erfolgen. Bei kosten­ günstigen internationalen Anbietern kann dies unter Umständen schwierig sein. Spezialisierte Anbieter von Internet­ plattformen können den Support in der Regel unbürokratisch und rasch anbieten. Achten Sie bei der Miete von Angeboten darauf, dass der Support bereits im Mietpreis inbegriffen oder klar definiert ist.

Fazit: Technik und Support

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass es mittlerweile unzählige Angebote gibt, um Dokumente online auszutauschen. Viele dieser Angebote sind sogar kostenlos. Die relevantesten Punkte sind Gewährleistung von Sicherheit, ein zentrales, individuell strukturiertes Ablagesystem mit Versionierung und Archivierung und die einfache Zuteilung von Zugriffsrechten – und sollte einmal ein Problem auftauchen, sollten Sie rasch und unproblematisch Unterstützung erhalten.

Links und Downloads

Fachartikel teamraum: 10 Tipps für erfolgreiche online Zusammenarbeit — 2804Kb
Für ein effizientes Informationsmanagement in Grossprojekten bieten sich heute webbasierte Projektplattformen an. Der vorliegende Artikel zeigt auf, wie die Vorteile einer zentralen Ablage übers Internet genutzt werden können.
 
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